MAM(A)BIZNES #01 Wirtualna asystentka. „Mam dokładnie 8 godzin na pracę i rzeczy prywatne. To bardzo dużo”

Bohaterką pierwszego odcinka nowej serii MAM(A)BIZNES jest Gosia Galbas, Polka mieszkająca w Austrii i pracująca jako wirtualna asystentka, w sieci znana jako Przedsiębiorcza Joginka. Opowiada o tym, jak zrodził się jej pomysł na biznes i z jakimi wyzwaniami mierzy się na co dzień, będąc równocześnie mamą dwójki dzieci.

MAM(A)BIZNES to seria artykułów, w których publikujemy sylwetki przedsiębiorczych mam. Obok ich pomysłów na biznes, w tym projekcie szczególnie interesują nas przepisy na codzienne zmagania, które mogą stanowić inspirację dla innych kobiet. Jeśli chcesz podzielić się swoimi doświadczeniami jako mama „na swoim”, napisz do nas na [email protected]

Parafrazując nazwę naszego serwisu: jaki masz biznes?

Jako instruktorka jogi działam od 2014 roku. Jednak w 2021 roku założyłam inną firmę jako Wirtualna Asystentka, aby w końcu odejść od etatu. Obecnie wspieram klientów jako asystentka oraz project manager. Ponadto edukuję początkujące wirtualne asystentki. Obecnie szkolę się też na coacha, żeby oferować też usługi dla asystentek z tego zakresu. Prowadzę też zajęcia z jogi online – głównie w Coworkingu Online (Natalii Dołżyckiej).

Co było wcześniej?

Wcześniej pracowałam w różnych korporacjach za granicą w działach związanych z logistyką. Od wielu lat używałam języków obcych w mojej pracy.

Skąd pomysł na taką działalność?

Pomysł zrodził się w trakcie pandemii, gdy zauważyłam, jak dobrze pracuje mi się z domu, gdy sama sobie organizuję czas pracy. Wcześniej w biurze źle się czułam, ponieważ ciężko mi było dostosować się do warunków pracy na etacie: pracuję szybciej niż zakładane 8 godzin i często się nudziłam, godziny przerwy to był czas, kiedy ja czułam największą produktywność etc.

W toku prowadzenia biznesu całkowicie zmienił się profil mojej działalności i obecnie (jesień 2022) jest on w trakcie wielkiej przemiany. Zaczęłam jako wirtualna asystentka, ale teraz edukuję już osoby na początku drogi. Zamierzam też wspierać strategicznie i marketingowo solo-przedsiębiorców poprzez tworzenie strategii i lejków marketingowych.

Czy pozyskiwałaś zewnętrzne finansowanie na start lub rozwój biznesu?

Nie, nie miałam żadnego dofinansowania.

Co było jak dotąd najtrudniejsze w prowadzeniu biznesu i co poradziłabyś dzisiaj sobie z wtedy, żeby było łatwiej?

Najtrudniejszą rzeczą jest przygotowanie odpowiedniej oferty, która jest napisana pod klienta, językiem korzyści dla niego. Ponadto trudna jest autopromocja i sprzedaż swoich usług, dlatego gdybym zaczęła jeszcze raz, to zaczęłabym od szkoleń ze sprzedaży i pisania sprzedażowego.

Produkt, z którego jesteś najbardziej dumna?

Mój kurs dla początkujących wirtualnych asystentek o specjalizacji e-commerce. Jestem z niego dumna, ponieważ jest to pierwszy taki produkt dla asystentek, który odbiegał od innych typowych kursów dla dziewczyn.

Twój biznesowy cel teraz?

Uświadomienie wirtualnych asystentek, że nasza praca oraz zawód są bardzo wartościowe i cenne dla klienta. Poprzez pracę w różnych branżach i znajomość wielu programów, wirtualna asystentka jest wysoko wyspecjalizowaną osobą, która powinna się bardziej cenić oraz mieć większą pewność siebie (co jest problemem w tej branży).

Drugim celem biznesowym jest uświadomienie solo-przedsiębiorcom, że odpoczynek i praca są nieodzownymi częściami podczas prowadzenia własnego biznesu. Rezygnacja z odpoczynku spowoduje wolniejszy rozwój firmy i może skutkować wypaleniem zawodowym. Jednocześnie balans w biznesie polega na świadomym łączeniu tych dwóch ekstremów, a nie ich eliminacja. Uczę jak połączyć pracę i odpoczynek.

Kolejnym celem biznesowym jest edukacja i wsparcie dla instruktorów jogi, szkół jogi, coachów i innych solo-przedsiębiorców prowadzić biznes w zgodzie z duszą i na własnych zasadach.

Nie myli się tylko ten, kto nic nie robi. Błąd, który popełniłaś i który może być lekcją dla innych?

Popełniłam wiele błędów i niestety do teraz je popełniam. Ważnym błędem było niepostawienie granic podczas współpracy z klientem. Nie określiłam, czy pracuję dla niego w weekendy oraz wieczory i klient przyzwyczaił się do tego, że jestem dla niego dostępna 24/7 za normalną stawkę. Powodowało to moją frustrację, ponieważ działo się to kosztem rodziny. Doszło nawet do chwilowego kryzysu z moim mężem. Co przyczyniło się do tego, że zadania wykonywałam nie tak dobrze, jak byłam w stanie. Ostatecznie obie strony nie były zadowolone z efektów.

Jaka z tego lekcja? Wyznacz swoje granice i jak czujesz, że robisz coś wbrew sobie,  zakomunikuj to. Dobra komunikacja jest podstawą udanej współpracy. A kiedy wykonujesz zadania wbrew sobie czy swoim zasadom, to i tak nie będą one dobrze wykonane.

Czy w momencie zakładania firmy byłaś już mamą?

Tak, miałam już dwójkę dzieci: 2,5 lat i 5 lat.

Prawda o łączeniu własnego biznesu z macierzyństwem, którą zrozumie tylko inna mama prowadząca własny biznes?

Nie jesteś robotem! Czasem po prostu musisz wybrać między rodziną a pracą. I dobry wybór to taki, który jest zgodny z tobą, a nie z tym, co mówi ci otoczenie.

Przerabiałam to już i nie wierzę w multitasking polegający na jednoczesnym zajmowaniu się (zwłaszcza malutkim) dzieckiem i pracą. To się nie udaje i nie jest dobrym pomysłem. Albo pracujesz, albo jesteś z dzieckiem. Życie nie wygląda tak, że jedną ręką bawisz się z dzieckiem, a drugą piszesz maile do klientów. Oczywiście jeśli się na to zgadzasz, możesz włączyć dziecku bajkę i w tym czasie wykonać jakieś służbowe zadanie – i moim zdaniem to jest najbardziej optymalne. Przy czym trzeba dziecku od najmłodszego tłumaczyć, że kiedy ma czas na bajkę, powinno z niego korzystać, bo mama w tym czasie musi popracować, a później będziecie się razem bawić. I wtedy dziecko ma czas dla siebie, a ty zajmujesz się tylko pracą. U mnie w domu jest nawet taka zasada, że dzieci nie mogą nawet siadać na moim krześle do pracy, wiedzą, że tu jest mój laptop do pracy, moje dokumenty i że to nie jest miejsce dla nich.

Twoje największe codzienne wyzwanie w jednoczesnym prowadzeniu firmy i byciu mamą?

Obecnie jestem w ciągu tygodnia sama z dwójką dzieci. Wyzwaniem jest połączenie obowiązków domowych, gdy jestem sama, z rozwojem dwóch różnych biznesów (podwójna praca).

Wiele pracujących mam zachodzi w głowę, jak robią to inne kobiety. Twoje sposoby na godzenie obowiązków mamy i przedsiębiorczyni?

Moje dzieci są w szkole i przedszkolu do godziny 16:00, więc mam dokładnie 8 godzin na pracę oraz rozwój biznesu plus rzeczy prywatne. To jest bardzo dużo przy dobrej organizacji. Mam to szczęście, że nie potrzebuję dużo snu, więc często wstaję wcześniej, aby coś popracować. Mam też wysokie poczucie dyscypliny (nr 4 według talentów Gallupa) oraz wewnętrznej motywacji. Mam swój kalendarz, w którym zapisuję zadania na następny dzień (planuję każdy dzień pracy wieczór przed). Dzięki temu wiem, co robić od razu po przebudzeniu. Kieruję się zasada 5 sekund, czyli odliczam do pięciu i robię, bez zbędnego myślenia, czy mi się chce, czy nie, czy warto, czy nie… Ponadto szybkie zadania, takie na parę minut pracy, wykonuję od razu, gdy je zobaczę.

Ale to, co mi pomogło, to zrozumienie, kiedy najefektywniej pracuję, kiedy jestem kreatywna, kiedy potrzebuję odpoczynku (poznanie swojego chronotypu – polecam!). Dzięki temu nie siedzę „na siłę” wtedy, kiedy czuję, że muszę odpocząć. Bardzo pomaga mi praktyka medytacji oraz jogi. Uspokaja mnie i daje poczucie spełnienia. Ponadto dzięki jodze nie odczuwam bólu pleców, przez co mogę dłużej wysiedzieć przed laptopem. Codziennie spaceruję, staram się robić 10.000 kroków (nie zawsze się niestety udaje), co pozwala mi na „odświeżenie” głowy.

Dziećmi zajmuję się sama w ciągu tygodnia. Mieszkam za granicą, więc nie mogę liczyć na wsparcie rodziny. Między godziną 16:00 a 21:00 jest czas tylko dla dzieci – wtedy nie pracuję. Czasem wezmę udział w live’ach czy webinarach, ale chcę im też poświęcić czas.

Najbardziej zrezygnowałam ze spotkań towarzyskich, obecnie dużo mniej spotykam się ze znajomymi. Mam sprzątaczkę, która przychodzi raz na dwa tygodnie gruntownie posprzątać mieszkanie. Jedzenie gotujemy z mężem na parę dni do przodu, dzięki temu w tygodniu nie tracę dużo czasu na gotowanie, a z racji tego, że od wielu lat nie jem mięsa, dieta jest dla mnie ważna.

I bardzo ważna rzecz – odpuszczanie oraz kierowanie się intuicją! (Też nie zawsze się udaje w 100%) Chodzi o to, że kiedy czuję, że dana współpraca z klientem nie jest dla mnie, to nie wchodzę w nią. Mam teraz ustalone pewne granice współpracy i staram się ich trzymać. Bardzo często kieruję się intuicją w pracy.

Czy jest taki rodzaj benefitu wspierającego zatrudnionych rodziców, który uważasz za słuszny do wprowadzania w firmach lub w gospodarce?

Uważam, że mamy posiadające własną firmę, powinny mieć ulgę podatkową lub płatne zwolnienie lekarskie na dzieci. Bo kiedy dziecko jest chore, a jesteś na swoim, to nic z tego nie masz (przynajmniej w Austrii, gdzie mam firmę).

Pracująca mama, której doświadczenia uważasz za wartościowe dla czytelniczek mambiznes.pl?

Wiele wirtualnych asystentek, np.: Magdalena Zimny, Kasia Borkowska, Elżbieta Królicka.

***

Jeśli zainteresował cię ten pomysł na biznes, więcej informacji o nim znajdziesz na stronie gosiagalbas.com. W wywiadzie zabrakło ważnych pytań? Zaproponuj je w komentarzu.