Jak działa gwarancja w rekrutacji. Okiem praktyka

Po ośmiu dniach pracy w nowej firmie Piotr stwierdził, że to jednak nie dla niego i złożył wypowiedzenie. Oficjalnie podał powody rodzinne. Jakie były naprawdę? Nie wiadomo. Może dostał kontrofertę, może nie odnalazł się w atmosferze firmy albo uświadomił sobie, że stanowisko go przerosło lub on przerasta stanowisko. W tym samym czasie, w biurowcu po drugiej stronie ulicy, szefowa HR razem z menedżerem, wręczali właśnie wypowiedzenie pracownikowi, który się nie sprawdził. Nie ma znaczenia czy brakowało mu twardych kompetencji czy zawiodła miękka strona. Najważniejszy jest efekt – i w jednej i w drugiej firmie nie ma pracownika, który niedawno zaczął pracę.

Takie sytuacje zdarzają się codziennie na całym świecie. Praca z ludźmi charakteryzuje się tym, że pewnych rzeczy nie można przewidzieć. Zawsze istnieje ryzyko, że nagle pojawi się przeszkoda, emocje, niedopowiedzenie, bariera komunikacyjna. Że motywacja się wypali, albo zdarzy się taka sytuacja życiowa, która wywróci sytuację pracownika do góry nogami. Gwarancja w rekrutacji jest więc formą minimalizowania ryzyka pracodawcy, który płaci za tę usługę. Jest to zatem swoiste ubezpieczenie.

Zarządzanie ryzykiem

O gwarancji w rekrutacji należy więc myśleć w kategoriach zarządzania ryzykiem. Jest takim samym produktem jak np. ubezpieczenie zakupionego w salonie sprzętu elektronicznego. Jedna ze stron bierze na siebie ryzyko w zamian za pewną opłatę, którą ponosi druga ze stron. Po stronie agencji leży właściwe wycenienie takiej usługi.

W tym miejscu warto się zastanowić, po co jest gwarancja i czy jest to usługa standardowa. Wiele firm takiej gwarancji nie daje, zakładając, że rolą agencji rekrutacyjnej jest tylko dostarczenie listy kandydatów. Odejście lub zwolnienie pracownika może wynikać z bardzo różnych powodów, od kwestii czysto losowych osobistych, poprzez zmianę planów, nieodpowiednie kompetencje aż po powody będące po stronie pracodawcy (np. związane z kulturą organizacyjną). Agencje nie chcą brać na siebie ryzyka, na które nie mają wpływu. A nie da się zabezpieczyć prawnie wszystkich możliwych scenariuszy.

Gdyby w podobny sposób myśleli ubezpieczyciele, nikt nie podjąłby się ubezpieczenia samochodu. W końcu to, co się stanie, jest poza kontrolą towarzystwa. W siedzibie Warty na ścianie wisi czerwony zderzak od Ferrari Monza SP1. Tabliczka pod nim głosi, że jest to najdroższy zderzak w historii firmy. Jego wymiana, pokryta z OC sprawcy, kosztowała 324 tysiące złotych. Właściciel pojazdu zapłacił za ubezpieczenie tylko 400 zł. Teoretycznie – wielka strata ubezpieczalni. Ale właściwe oszacowanie prawdopodobieństwa takiego zdarzenia, wynikające z wielu lat doświadczenia oraz analizy danych, pozwala jednak na to, żeby właściwie oszacować ryzyko. Takie sytuacje, jak z rzeczonym zderzakiem Ferrari występują incydentalnie.

Jak wygląda współpraca z agencją rekrutacyjną?

Proces pozyskania pracownika przez agencję rekrutacyjną również wiąże się z szacowaniem ryzyka dla obu stron. Zacznijmy od kwestii finansowej. Generalnie, na rynku funkcjonują dwa typy rozbicia płatności za usługę rekrutacyjną – success fee oraz płatność w transzach. Pierwszy z nich wiąże się z tym, że klient płaci całą zawartą w umowie kwotę dopiero przy zatrudnieniu kandydata. To oczywiście przerzuca większość ryzyka biznesowego w prowadzonym procesie na agencję. To ona może wykonać pracę i nie otrzymać za nią wynagrodzenia. To ona de facto kredytuje proces rekrutacyjny.

Drugi model, zakłada podział płatności za usługę na kilka (najczęściej trzy) części. Pierwsza – po podpisaniu umowy z agencją, druga – po przedstawieniu kandydatów, trzecia – po zatrudnieniu. Takie rozwiązanie rozkłada ryzyko biznesowe na obie strony. Rodzi jednak ryzyko, że klient, po zapłaceniu 2/3 kwoty za rekrutację, zostanie z niczym. Jest to zaś model bardzo wygodny dla agencji.

W TeamQuest najczęściej współpracujemy z klientami w modelu success fee dając przy standardowych warunkach 3 miesiące gwarancji. Dlaczego jako agencja decydujemy się na taki ryzykowny model? Jesteśmy pewni jakości produktu (proces zatrudnienia kandydata), który dostarczamy (np. ze względu na wielkość bazy, aktywności marketingowe itp.). Gwarancja jest dodatkowym "ubezpieczeniem" dla Klienta, które mamy doskonale skalkulowane. Każde ryzyko w biznesie da się doskonale zoperacjonalizować i przełożyć na kwoty. Szczególnie, jeśli proces jest powtarzalny i mamy, podobnie jak ubezpieczyciel aut, szacunki wynikające z dotychczasowej historii zatrudnień. Oczywiście, zdarzają się sytuacje, w których klient wybiera niższą stawkę kosztem rezygnacji z gwarancji lub też oczekuje jej wydłużenia, akceptując podniesienie jednorazowego kosztu, który ponosi.

Dlaczego nikt nie lubi gwarancji w rekrutacji?

Odejście świeżo zatrudnionego pracownika rodzi problemy dla każdej ze stron. Dla kandydata, o ile to nie odszedł sam, bo dostał kontrofertę, to oczywiście powrót na rynek poszukujących pracy. Dla agencji, konieczność ponownego wykonania całego procesu. Dla firmy, która zatrudnia – stracony czas i ponowny onboarding nowej osoby. Niestety, tak samo, jak wypadki komunikacyjne, takie sytuacje się zdarzają. I tak samo, jak w ich przypadku, można się przed nimi zabezpieczyć. I temu właśnie służy usługa gwarancyjna.

Żeby dobrze skalkulować ryzyko, po stronie agencji musi być duża odpowiedzialność za jakość procesu rekrutacyjnego. Im lepiej dopasowanych kandydatów wysyła, tym niższe ryzyko gwarancji. Im lepsza znajomość klienta, jego specyfiki, kultury, sposobów działania, tym znowu - niżesz ryzyko. Im więcej przeprowadzonych procesów rekrutacyjnych – tym większa świadomość jakości usługi. Podsumowując, jeśli jako agencja potrafimy wyważyć powyższe elementy, możemy zaproponować klientowi niższy koszt ubezpieczenia.

Praktyka

Na koniec niech przemówią liczby. Odsetek gwarancji wykonanych przez nas w latach 2021-2023 oscyluje wokół 3-5%. W tym czasie zatrudniliśmy ponad 500 osób u naszych klientów. Tylko dwa razy mieliśmy sytuację, w której kandydat zatrudniony w ramach gwarancji odszedł w trakcie okresu próbnego. Nigdy jednak nie było sytuacji, w której 100% powodów rozstania było po stronie obu zatrudnionych kandydatów. Kilkanaście gwarancji zrealizowanych w tym czasie dla naszych klientów dało im pewność, że nie zostaną z problemem sami.

Oczywiście, gdyby ten odsetek był dużo większy, znacząco wpłynęłoby to biznes agencji. W tej sytuacji moglibyśmy zareagować na trzy sposoby. Po pierwsze – podnieść jakość procesu rekrutacyjnego. Po drugie – akceptować faktyczną stratę. Lub, po trzecie, podnieść stawkę za rekrutację, aby pokryć deficyt. Na szczęście, nie musimy podejmować takich działań. Jakość pracy naszych rekruterów pozwala nam na zapewnienie klientowi standardowej gwarancji przy zwykłej stawce na success fee.