Koszt uzyskania przychodu. Sprawdzamy, co musisz wiedzieć

Koszt uzyskania przychodu odgrywa kluczową rolę w rozliczeniach podatkowych osób fizycznych. Stanowi on zbiór wydatków, które są niezbędne do osiągnięcia przychodów. Zrozumienie tego pojęcia oraz właściwe jego zastosowanie jest niezwykle istotne z punktu widzenia podatnika. 

Umiejętne rozliczenie kosztów uzyskania przychodu w zeznaniu podatkowym pozwala skutecznie pomniejszyć podstawę opodatkowania, a więc podatek do zapłaty. Zastanawiasz się, jak rozliczyć koszty uzyskania przychodu? W niniejszym artykule omówimy zagadnienia związane z tym tematem na rok podatkowy 2023/2024, przybliżając zarówno sposób obliczania, jak i dokumentowania kosztów uzyskania przychodu.

Co to jest koszt uzyskania przychodu?

Zacznijmy od najważniejszego, czyli przytoczenia definicji kosztu uzyskania przychodu. Jest to kluczowe pojęcie w systemie podatkowym, odnoszące się do wszystkich wydatków niezbędnych do generowania dochodu z konkretnego źródła. Wykazując koszty uzyskania przychodów, można zapłacić mniejszy podatek dochodowy do urzędu skarbowego. W praktyce mamy więc dochód pomniejszony o koszty jego uzyskania.

W celu właściwego obliczenia kosztów uzyskania przychodu podatnik powinien zidentyfikować i udokumentować wszystkie koszty faktycznie poniesione w danym roku podatkowym. Zaliczenie tych kosztów do podstawy opodatkowania pomaga zmniejszyć kwotę podatku dochodowego PIT, co jest istotne dla pracowników, zleceniobiorców, wykonawców dzieła, a także przedsiębiorców.

Przy okazji warto też wspomnieć, czym są ryczałtowe koszty uzyskania przychodu. Mówiąc w skrócie, są to takie koszty, które można odliczać w określonej kwocie bez względu na to, czy były rzeczywiście poniesione, czy też nie.

Koszty uzyskania przychodu ze stosunku pracy

W przypadku pracowników zatrudnionych na podstawie umowy o pracę, którzy pozostają w stosunku służbowym, spółdzielczym stosunku pracy lub wykonują pracę nakładczą, stosuje się zryczałtowane koszty uzyskania przychodów. Miesięczne koszty uzyskania przychodu zależą od:

miejsca zamieszkania – czy pracownik mieszka i pracuje w jednej miejscowości, czy dojeżdża do pracy z innego miasta, liczby stosunków pracy – czy pracownik pracuje u jednego, czy u wielu pracodawców.

Jeśli pracownik dojeżdża do pracy z innej miejscowości, to ponosi wyższe koszty z tym związane, dlatego wtedy zastosowanie znajdują podwyższone koszty uzyskania przychodu.

Warto przeczytać: Indywidualna interpretacja podatkowa. Kto może o nią wnioskować i ile wynosi opłata?

Jak obliczyć koszty uzyskania przychodu?

Podstawowe koszty uzyskania przychodu na podstawie umowy o pracę wynoszą w zależności od stosunku pracy:

Z jednego stosunku pracy: dla niedojeżdżających – 250 zł miesięcznie (3 000 zł rocznie), dla dojeżdżających – 300 zł miesięcznie (3 600 zł rocznie). Z kilku stosunków pracy: dla niedojeżdżających – nie może przekroczyć rocznie 4 500 zł, dla dojeżdżających – nie może przekroczyć rocznie 5 400 zł.

Jeżeli roczne koszty uzyskania przychodów są niższe od kosztów dojazdu do miejsca lub miejsc pracy, to w rocznym rozliczeniu podatku koszty te mogą być przyjęte w wysokości wydatków faktycznie poniesionych. Trzeba to jednak udokumentować imiennymi biletami okresowymi.

Podwyższone koszty uzyskania przychodu

Aby móc odliczyć podwyższone koszty uzyskania przychodu, pracownik musi spełnić następujące warunki:

mieszkać poza miejscowością, w której znajduje się zatrudniająca go firma, nie pobierać dodatku za rozłąkę, złożyć stosowne oświadczenie pracodawcy.

Oświadczenie wystarczy złożyć jednorazowo, np. w chwili podjęcia pracy.

Koszty uzyskania przychodu – umowa zlecenie i umowa o dzieło

Zastosowanie kosztów uzyskania przychodu jest też możliwe przez osoby pracujące na umowę zlecenie, jak również umowę o dzieło. Tylko jakie koszty zastosować?

Do przychodów z tytułu umowy zlecenie lub umowy o dzieło można zastosować koszty uzyskania przychodów ustalone według normy procentowej w wysokości 20% uzyskanego przychodu, pomniejszonego o składkę na ubezpieczenie społeczne, której podstawę wymiaru stanowi ten przychód.

Jeśli koszty uzyskania przychodów były wyższe niż zastosowane 20% i jest się w stanie to udokumentować, to koszty uzyskania można przyjąć jako wartość faktycznie poniesionych wydatków.

W ograniczonych przypadkach można zastosować 50% kosztów uzyskania przychodu. Nie mogą one jednak przekroczyć górnej granicy pierwszego przedziału skali podatkowej.

Koszty uzyskania przychodu – prawa autorskie

Na wyższe koszty uzyskania przychodu mogą liczyć osoby, których praca wiąże się z przekazaniem praw autorskich.

Ile można odliczyć? Obecnie łącznie 50% z przychodów, jednak nie więcej niż 120 000 zł. W przypadku nadwyżki ponad wskazaną wartość podatnik jest zobowiązany do odprowadzenia stawki PIT właściwej dla II progu podatkowego, czyli 32%.

Koszty uzyskania przychodu – działalność gospodarcza

Przedsiębiorca prowadzący działalność gospodarczą podobnie jak i osoby pracujące na umowach ponosi szereg wydatków. Jeżeli korzysta z opodatkowania dochodów z działalności gospodarczej według stawki liniowej lub rozlicza się na zasadach ogólnych, to obowiązują go przepisy o kosztach uzyskania przychodu. Oznacza to, że ma prawo pomniejszyć uzyskany przychód o koszty uzyskania przychodu.

Koszty, jakie może wykazać właściciel firmy, to między innymi.:

opłaty za lokal, w którym prowadzona jest działalność gospodarcza, opłaty za korzystanie z usług biura podatkowego, opłaty za zakup paliwa i eksploatację samochodu.

Katalog kosztów uzyskania przychodu w przypadku przedsiębiorców jest dość obszerny, jednak warto wiedzieć, że są też pewne wyjątki. Wszystkie je można znaleźć w art. 23 Ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Najpopularniejsze koszty uzyskania przychodu dla przedsiębiorców

Jakie wydatki najczęściej można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów? Na liście kosztów firmowych znajdują się takie wydatki jak:

zakup towarów handlowych i materiałów podstawowych, zakup pieczęci firmowej i domeny internetowej, utrzymanie i wyposażenie lokalu (czynsz, media, telekomunikacja), opłaty za usługi księgowe, opłaty bankowe, opłaty za telefon, opłaty za sprzęt komputerowy, opłaty za samochód, odpisy amortyzacyjne od środków trwałych, koszty zakupy paliwa, koszty związane z użytkowaniem pojazdu, koszty służące zachowaniu albo zabezpieczeniu źródła przychodów.

Rozliczenie PIT – gdzie wykazać koszty uzyskania przychodu?

Na koniec warto jeszcze powiedzieć, jak poprawnie rozliczyć podatek PIT, czyli gdzie dokładnie w PIT uwzględnimy koszty uzyskania przychodu. Osoby posiadające dochód z tytułu umowy o pracę czy umowy cywilnoprawnej koszty dojazdu powinny wykazać w zeznaniu rocznym PIT-37 w sekcji D. Z kolei rozliczający się na PIT-36 w przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej opodatkowanej na zasadach ogólnych oraz osoby posiadające dochód z tytułu umowy o pracę czy umowy cywilnoprawnej koszty dojazdu do pracy wpisują w sekcji E.

Wartość kosztów uzyskania przychodu podawana jest przez pracodawcę w PIT-11. W przypadku błędnego rozliczenia możliwe jest skorygowanie kosztów uzyskania przychodu.

Warto przeczytać: Podatek liniowy – czym jest i dla kogo może być opłacalny?