Jak liczyć koszty rekrutacji i nie stracić głowy?

Z artykułu dowiesz się:

Ile kosztuje rekrutacja Dlaczego koszty rekrutacji stale rosną Co składa się na koszt rekrutacji Jak obliczyć, ile będzie Cię kosztowała rekrutacja Czy można zoptymalizować wydatki na rekrutację

Koszty rekrutacji rosną w zawrotnym tempie

Zacznijmy od tego, że koszty rekrutacji nie liczymy już w setkach, a tysiącach. Czy to powinno odstraszać przedsiębiorców i menadżerów, którzy właśnie myślą o zatrudnieniu kolejnych pracowników? Niekoniecznie, chodzi bardziej o świadomość, że za rekrutację płacimy coraz więcej i zwyczajnie ten budżet trzeba mieć, a nie porywać się z motyką na słońce. Jak informuje brytyjska firma Apifonica, średnie wydatki na rekrutację wynoszą obecnie 5 tys. zł. Oznacza to, że w ciągu ostatnich dwóch lat wzrosły one o 36%. Trzeba przyznać, że to duża zmiana, obok której nie można przejść obojętnie. Co ciekawe, w przypadku nieudanej rekrutacji te koszty są nawet 3 razy większe i osiągają 15 tys. zł. Warto wspomnieć, że w tym samym czasie pensje przedsiębiorców owszem wzrosły, ale tylko o 26%, czyli o 10% mniej niż było to w przypadku kosztów rekrutacji. Najprościej mówiąc, do rekrutacji trzeba obecnie dokładać.

Ciekawe wyniki badań uzyskała także firma Paradox.ai. Wynika z nich, że tylko 4% badanych przedsiębiorców uważa się za bardzo skutecznych w aspekcie rekrutacji. Aż 92% podkreśla, że ich organizacje muszą koniecznie wprowadzić zmiany w procesie rekrutacji i zainwestować więcej w pozyskiwanie prawdziwych talentów. Jeśli chodzi o konkretne obszary, które wymagają poprawy, to 46% respondentów jest zdania, że należy szczególną uwagę zwrócić na narzędzia do selekcji i oceny kandydatów. 39% z kolei zwraca uwagę na komunikację z kandydatami.

Według amerykańskiego Stowarzyszenia Zarządzania Zasobami Ludzkimi (SHRM) koszty rekrutacji mogą być jeszcze wyższe, niż zakłada Apifonica. Według niego średnie koszty rekrutacji oscylują wokół 5 tys. dolarów. Jak ocenia Edie Goldberg, założycielka firmy E. L. Goldberg & Associates, specjalizującej się w strategiach zarządzania talentami, koszt rekrutacji może być nawet 3 razy wyższy niż pensja zatrudnianego pracownika. Poza tym wyjaśnia, że 30-40% wszystkich kosztów stanowią koszty twarde, a pozostałe 60% to koszty miękkie. Oznacza to, że większość wydatków to najczęściej te związane z ratowaniem nieudanej rekrutacji czy też poprawą wizerunku marki.

Wszystkie badania jednoznacznie wskazują na to, że koszty rekrutacji rosną z zawrotną prędkością. Problemy zaczynają się już na etapie przygotowań, kiedy przedsiębiorcy starają się przyspieszyć ten okres i jak najszybciej uruchomić rekrutację. Skutkuje to brakiem dobrego przygotowania całego procesu, który w późniejszym czasie trzeba modyfikować i naprawiać, a to wszystko kosztuje. Ponadto wydłużający się czas rekrutacji to kolejny dodatkowy koszt. Obecnie średni czas rekrutacji to 3 miesiące i nie zawsze kończy się sukcesem.

Ile mnie będzie kosztować rekrutacja? Za co właściwie płacę

No dobrze, ale co wchodzi w skład kosztów rekrutacji? Za co płacimy i dlaczego akurat za to? Jest wiele składowych, które warunkują budżet, jaki trzeba przeznaczyć na rekrutację. Bardzo dużo zależy od tego, czy jest to rekrutacja prowadzona przez samą firmę zatrudniającą czy też organizację zewnętrzną. W pierwszym przypadku trzeba zadbać o pojedyncze wydatki, za wszystko płacimy osobno. Jeśli rekrutacją zajmuje się firma zewnętrzna, często jest to jednorazowa płatność za kompletną usługę.

Wyodrębnijmy jednak wszystkie kluczowe koszty:

Ogłoszenie – bez niego trudno będzie pozyskać kandydatów. Można oczywiście obrać inną drogę i samodzielnie na własną rękę szukać talentów, ale bez dobrej bazy specjalistów jest to trudne i kosztowne. Najlepiej też ogłoszenia publikować na kilku portalach jednocześnie, aby dotrzeć do szerszego grona kandydatów. Z każdą publikacją trzeba się liczyć z kolejną opłatą Wynagrodzenie dla agencji – jeśli decydujesz się na współpracę z zewnętrzną firmą rekruterską, to przy wyliczeniu kosztów rekrutacji, musisz uwzględnić wynagrodzenie, którego od Ciebie oczekuje. Stawki są bardzo różne, czasem jest to zależne od wybranego pakietu, a innym razem jest to jednokrotność lub wielokrotność pensji osoby zatrudnianej Czas pracy – w przypadku kiedy rekrutacją zajmuje się zewnętrzny dział w Twojej firmie i chcesz obliczyć koszt konkretnej rekrutacji, musisz podzielić wynagrodzenie miesięczne pracownika przez liczbę godzin, jakie poświęcił na ten proces. To samo dotyczy grafika, jeśli się na niego decydujesz, oraz osób decyzyjnych, które uczestniczą w rozmowach kwalifikacyjnych Dodatkowe koszty – są raczej nieuniknione, ale niekiedy nie są uwzględniane przy planowaniu budżetu na rekrutację, a to duży błąd. Dotyczy to m.in. kampanii promującej ogłoszenie w social media czy też programu poleceń, jeśli się na niego decydujesz

Zawsze warto przy ustalaniu budżetu do ostatecznej kwoty dodać jeszcze 10%, aby mieć spokojną głowę. Zdarzają się różne sytuacje i nie zawsze jesteś w stanie je przewidzieć. Mając zapas, śpisz spokojniej.

Konkret! Właściwy koszt rekrutacji – liczymy!

Teraz zajmiemy się pracą nad liczbami, czyli dowiesz się, ile naprawdę może Cię kosztować cały proces rekrutacyjny. Zawsze warto jest zrobić wyliczenia, jeszcze przed uruchomieniem machiny rekrutacyjnej. Na tym etapie możesz jeszcze wprowadzić modyfikacje i zoptymalizować kosztowo cały proces, aby nie stracić na jego jakości, ale zaoszczędzić na wydatkach. Wszystko jest do zrobienia!

Na pewno musisz obliczyć łączny koszt pracy osób, które zajmują się rekrutacją:

Wynagrodzenie specjalisty/liczbę prowadzonych projektów = koszt pracy

Jeśli przy danym projekcie pracuje więcej specjalistów, należy obliczyć koszt pracy każdego z nich, a następnie zsumować wyniki.

Dodaj do tego wydatki na wszystkie ogłoszenia, uwzględniając przy tym wszystkie portale, na które się zdecydowałeś. Pamiętaj o kosztach odświeżania i promowania ogłoszeń.

Uwzględnij też wszystkie oprogramowania i systemy, z których korzystać będziesz podczas rekrutacji. Dotyczy to systemów do automatyzacji całego procesu, a także przygotowywania testów kompetencji czy innych zadań. To również jest koszt rekrutacji.

Oczywiście jeśli zatrudniasz zewnętrzny podmiot, to uzupełnij swoje wyliczenia o wynagrodzenie dla firmy rekruterskiej. W wielu przypadkach realizuje ona wszystkie zadania i jest odpowiedzialna za tworzenie i publikację ogłoszeń, przygotowanie zadań rekrutacyjnych, selekcję kandydatów i przeprowadzenie rozmów kwalifikacyjnych.

Analizując wszystkie te wydatki, czasem trudno jest sobie wyobrazić, że proces może kosztować tylko 5 tys. zł. Jeśli rekrutacja jest bardzo rozbudowana i zaangażowanych jest w nią wiele osób, te koszty rosną. Właśnie dlatego czasem przewyższają one wynagrodzenie dla osoby zatrudnianej na danym stanowisku.

Jak zoptymalizować koszty rekrutacji?

Może się zdarzyć, że wyliczone wydatki będą przewyższać dostępny budżet. To się zdarza. Pojawia się wtedy pytanie, gdzie szukać oszczędności, z czego zrezygnować i co zrobić, aby zredukować koszty rekrutacji.

Już samo dobrze opracowane ogłoszenie pomoże Ci zaoszczędzić dużo pieniędzy i czasu. Zadbaj o to, aby znalazły się w nim wszystkie kluczowe informacje, którymi jest zainteresowany kandydat. Istotne są dla niego Twoje oczekiwania i wymagania, zakres obowiązków, ale też wynagrodzenie, które wciąż wiele firm traktuje jako wiedzę tajemną i nie udostępnia tej informacji w ogłoszeniu. Dzięki uzupełnieniu ogłoszenia o wszystkie te dane, możesz liczyć na zgłoszenie tylko tych kandydatów, którzy faktycznie są zainteresowani ofertą i pasują do profilu poszukiwanego pracownika. Unikasz rozmów z osobami, którym ostatecznie warunki, jakie możesz im zaproponować, zwyczajnie nie odpowiadają…lub z takimi, które nie spełniają wyznaczonych kryteriów.

Tam, gdzie jest to tylko możliwe, postaw na automatyzację. To wymaga oczywiście dysponowania odpowiednim systemem. Dzięki jednak inwestycji w oprogramowanie informatyczne przyspieszasz cały proces rekrutacji, ponieważ wiele działań wykonuje za pracownika system, w tym również wstępną selekcję kandydatów czy też wysyłkę powiadomień i maili z zaproszeniem na rozmowę lub podziękowaniem za udział w rekrutacji.

Dobrym pomysłem jest też wdrożenie programu poleceń wewnątrz firmy. Jak to działa? Twoi pracownicy za polecenie swojego znajomego na rekrutowane stanowisko otrzymują od Ciebie dodatkowe wynagrodzenie lub inny benefit. Nagroda przysługuje temu pracownikowi, którego rekomendacja była najlepsza i którego polecana osoba została zatrudniona. Pamiętaj jednak, że istnieje ryzyko, że Twoi pracownicy skoncentrują się tylko na korzyściach dla siebie, a nie dla całej firmy, polecając jakąkolwiek osobę z nadzieją, że to właśnie ona ostatecznie zostanie zatrudniona. To oznacza rozmowy z kandydatami, którzy nie pasują do profilu poszukiwanego pracownika.

Ważne jest też to, aby unikać kosztów nieudanej rekrutacji na wszystkich tych obszarach, na których jest to tylko możliwe. Weryfikuj kompetencje i umiejętności kandydatów, przeprowadzaj testy kompetencji i proponuj konkretne zadania do wykonania. Zwróć też uwagę, czy kandydat, który Cię zainteresował, pasuje charakterem i temperamentem do kultury Twojej organizacji. Chodzi o to, żeby złapać wspólny flow i nadawać na tych samych falach.

Porównaj też koszty i korzyści dwóch rozwiązań – rekrutacji prowadzonej przez pracowników Twojej firmy i przez zewnętrzną organizację. Uwzględnij przy tym czas, jaki trzeba przeznaczyć na proces rekrutacji, a także zaangażowanie poszczególnych pracowników. Zastanów się, czy jesteś w stanie zająć się całym procesem, czy jesteś na bieżąco z aktualnymi trendami na rynku rekruterskim, posiadasz odpowiednie narzędzia, a także bazę kandydatów, która na starcie już przyspiesza cały proces. Oddelegowanie tych zadań na zewnątrz może skutkować dużymi oszczędnościami czasu i pieniędzy.

Rekrutacja to złożony proces, który…kosztuje. Chcąc zatrudnić pracownika, najpierw musisz go znaleźć, zachęcić do przyjścia do Twojej firmy, a potem jeszcze sfinalizować Waszą współpracę. Stale rosnące wydatki na rekrutację to najczęściej problem braku dobrego przygotowania i opracowania budżetu. Im więcej czasu i uwagi poświęcisz na początku, tym mniej będzie Cię to kosztowało i unikniesz nieplanowanych wydatków.