Biuro w mieszkaniu. Opłaty wliczone w koszty, ale i wyższy podatek od nieruchomości

Prowadzenie działalności gospodarczej we własnym mieszkaniu może być wygodne i z całą pewnością obniża koszty, natomiast należy pamiętać, że nie każdy rodzaj działalności da się pogodzić z funkcją mieszkaniową, nie można też dowolnie zaliczać w koszty firmy wydatków związanych z utrzymaniem mieszkania. 

fot. Roman Samborskyi / / Shutterstock

Firma we własnym mieszkaniu to rozwiązanie stosowane najczęściej przez osoby, które startują ze swoim biznesem, z reguły na zasadzie jednoosobowej działalności gospodarczej. Taka osoba będzie na starcie dążyła do obniżenia kosztów, a jednym z największych pozostaje czynsz najmu biura. Dlatego też, zwłaszcza w dobie popularności pracy zdalnej, wielu decyduje się na prowadzenie firmy we własnym domu.

Taki scenariusz oznacza nie tylko niższe opłaty (brak konieczności uiszczania czynszu najmu), ale daje też możliwość „wciągnięcia” w koszty części opłat za mieszkanie.

Przyjmuje się, że podatnik może zaliczyć w koszty część wydatków na utrzymanie mieszkania, proporcjonalną do powierzchni nieruchomości, na której prowadzi swoją działalność. Jeśli mieszkanie ma 40 metrów kwadratowych, dwa pokoje, z czego jeden – 10-metrowy – jest wykorzystywany jako pokój do pracy, wtedy zaliczenie wydatków do kosztów uzyskania przychodu nie powinno wynieść więcej niż 25 proc. z sumy opłat, bo tyle właśnie powierzchni przypada na działalność firmową.

W praktyce w czasie pracy w domu, korzystamy też z pomieszczeń stricte mieszkalnych, np. kuchni czy łazienki. Do pewnego stopnia są one wykorzystywane służbowo, tak więc proporcję kosztów “firmowych” w wydatkach mieszkaniowych można nieco zwiększyć. Ważne jest to, by nie przesadzić i móc to później uzasadnić na wypadek pytań od fiskusa.

To samo dotyczy nie tylko czynszu administracyjnego, ale również wydatków na media, telefon czy nawet kredyt hipoteczny. Problem w tym, że w przypadku zużycia mediów czy wydatków telefonicznych współczynnik metrażowy, a więc uzależnienie wysokości kosztów firmowych od procentowego udziału metrażu części mieszkania wykorzystywanej na cele firmowe, nie ma uzasadnienia.

W odniesieniu do zużycia mediów najlepszym rozwiązaniem byłyby osobne liczniki. W praktyce jednak wielu przedsiębiorców mimo to stosuje współczynnik metrażowy. Na pewno jest on uzasadniony w odniesieniu do rat kredytowych. W takim wariancie przedsiębiorca może proporcjonalną część odsetek zaliczyć do kosztów firmy. Ważne, by mieszkanie, w części przypadającej na działalność gospodarczą, wciągnąć do ewidencji środków trwałych.

Jeśli natomiast chodzi o koszty rozmów telefonicznych, całość wydatków można uznać za “firmowe” w sytuacji, gdy abonent założył osobny numer – firmowy i z niego korzysta w ramach działalności gospodarczej. Jeśli natomiast korzysta z jednego numeru w celach prywatnych i służbowych, powinien przejrzeć biling wyszczególniając rozmowy służbowe oraz proporcjonalnie naliczyć koszty.

Rodzaj działalności a podatek od nieruchomości

Działalność gospodarcza prowadzona w domu może wpływać na wysokość podatku od nieruchomości – na niekorzyść przedsiębiorcy, bowiem od części mieszkania przeznaczonej na cele firmowe może on zapłacić wyższy podatek – jak za lokal użytkowy.

Jak podkreślają eksperci portalu GetHome.pl, w praktyce wszystko zależy od rodzaju działalności oraz od tego, czy doszło do zmiany sposobu użytkowania lokalu. Zgodnie z art. 71 ustawy Prawo budowlane, za zmianę sposobu użytkowania obiektu budowlanego lub jego części uznaje się:

przeróbkę pomieszczenia z przeznaczeniem na pobyt ludzi albo przeznaczenie do użytku publicznego lokalu lub pomieszczenia, które uprzednio miało inne przeznaczenie bądź było budowane w innym celu, w tym także przeznaczenie pomieszczeń mieszkalnych na cele niemieszkalne, podjęcie albo zaniechanie w obiekcie budowlanym lub jego części działalności zmieniającej warunki bezpieczeństwa pożarowego, powodziowego lub pracy, warunki zdrowotne, higieniczno-sanitarne lub ochrony środowiska, bądź wielkość lub układ obciążeń.

Jeśli więc decydujemy się na mocną ingerencję w mieszkanie i np. wybicie osobnego wejścia do firmy itp., czy też prowadzimy działalność, która wymaga dostosowania do dodatkowych wymogów (p.poż, sanitarnych itp.), wówczas po pierwsze – będziemy musieli uzyskać od wspólnoty mieszkaniowej oraz nadzoru budowlanego, a także ze starostwa powiatowego -  zgodę na zmianę sposobu użytkowania lokalu.

Jeśli taka modyfikacja istotnie nastąpiła i doszło np. do wyodrębnienia stricte firmowej części lokalu, wówczas faktycznie za tę część przedsiębiorca zapłaci wyższy podatek od nieruchomości.

Jeśli jednak nie było konieczności zgłaszania zmiany sposobu użytkowania, gdyż charakter wykonywanej pracy jest „nieinwazyjny”, np. ogranicza się do biurka z laptopem we własnym mieszkaniu, wówczas przedsiębiorca zapłaci niezmienioną stawkę podatkową za lokal mieszkalny.

Marcin Moneta

Źródło: