14 pomysłów, jak obniżyć koszty prowadzenia własnej firmy

Właściciel własnego biznesu może poprawić kondycję przedsiębiorstwa na dwa sposoby. Pierwszy to zwiększenie przychodów m.in. poprzez wzrost sprzedaży, natomiast drugi to obniżenie kosztów funkcjonowania firmy. Dzięki świadomym i przemyślanym oszczędnościom możliwe jest nie tylko ograniczenie kosztów, dzięki czemu w kasie pozostaje więcej środków, ale również podniesienie efektywności działalności.

Każdy biznes rządzi się swoimi prawami, dlatego należy pamiętać, że wszelkie zasady jego działania powinny zostać świadomie dobrane przez przedsiębiorcę. Podobnie jest również z oszczędnościami. Aby ograniczyć ponoszone koszty, warto zrobić przegląd swoich finansów. Myśląc o cięciu wydatków, właściciele własnych biznesów często koncentrują się na kosztach bezpośrednio związanych z produkcją lub świadczeniem usług. Nie należy jednak zapominać, że czasem niewielkie zmiany organizacyjne mogą przyczynić się do długofalowych korzyści. Oto kilka rad przydatnych, szczególnie dla początkującego biznesu.

1. Nowoczesne rozwiązania w kontaktach z klientami

Dzięki nowoczesnym rozwiązaniom, obecnie mamy możliwość śledzenia na bieżąco wszelkich zmian zachodzących na rynku. W czasach, w których czas jest najcenniejszą walutą, telefonia internetowa, wirtualne centrale i komunikatory pozwalają utrzymywać stały kontakt z klientami. Wideo- i telekonferencje dają nie tylko szansę na bezpośredni kontakt z kontrahentem, który znajduje się na drugiej półkuli, ale również na cięcie kosztów związanych z podróżami służbowymi.

2. Wirtualne szkolenia pracowników

Warto sprawdzić dostępne szkolenia w ramach funduszy europejskich. Może być to szczególnie dobre rozwiązanie dla przedsiębiorców, którzy nie posiadają środków na doszkalanie swojego personelu. W tym celu wystarczy przejrzeć oferty szkoleniowe firm specjalizujących się w ich prowadzeniu pod kontem uzyskania niższej ceny. Dzięki temu, że dofinansowanie w formie dotacji jest przekazywane firmie szkoleniowej, przedsiębiorca może liczyć na niższą opłatę za kurs. Można również postawić na szkolenia wirtualne. Doszkalanie sieciowe nie wymaga oddelegowania pracownika do siedziby firmy szkoleniowej, czy do innego miasta. Przedsiębiorca oszczędza tym samym na kosztach hotelu, biletów czy dietach.

3. Coworking zamiast biura

Jeśli przedsiębiorca nie posiada środków na wynajem własnego biura, może pomyśleć o rozwiązaniu jakim jest coworking – czyli wynajem biurka do pracy w przestrzeni współdzielonej z innymi osobami. Dzięki temu można uzyskać dostęp do w pełni wyposażonego biurka, sal konferencyjnych oraz sprzętu biurowego. Dodatkowo można nawiązać kontakty biznesowe z innymi przedsiębiorcami. To rozwiązanie zdecydowanie tańsze, niż wynajem biura. Koszt wynajmu biurka na cały dzień to około 35-50 zł, natomiast jeśli chcemy posiadać dostęp do przestrzeni coworkingowej przez pełen miesiąc, musimy liczyć się z wydatkiem około 500-700 zł.Planujesz założenie firmy i zastanawiasz się nad sposobem ograniczenia kosztów jej prowadzenia? Jednym z rozwiązań, jakie oferuje współczesny rynek, jest coworking. Zamiast ponosić wydatki związane z wynajmem samodzielnego biura, można skorzystać ze wspólnej przestrzeni do pracy. Czytaj dalej…

4. Sprzęt z drugiej ręki

Trafnym rozwiązaniem dla firmy, może być również zakup sprzętu wyprzedażowego lub poleasingowego. Jest to alternatywa dla zakupu nowych, często kosztownych maszyn. Sprzęt poleasingowy najczęściej pochodzi z korporacji, które zamiast wykupić sprzęt po zakończeniu umowy leasingowej, decydują się na jego wymianę. Natomiast urządzenia używane do tej pory, wracają do firmy leasingowej, która sprzedaje go po niższej cenie.

Można również wyszukać sprzęt, który jest niezbędny do pracy na giełdach internetowych oraz w serwisach ogłoszeń. Innym sposobem na oszczędności są aukcje komornicze. Są dobrą okazją do zakupienia sprzętu nawet za połowę jego wartości. Dodatkowo na licytacjach można kupić niemal wszystko, od samochodów po sprzęt biurowy, maszyny przemysłowe czy budowlane.

5. Darmowe oprogramowanie i infrastruktura

Istotna jest weryfikacja środowiska pracy. Może okazać się bowiem, że mnogość rozwiązań stosowanych w firmie komplikuje funkcjonowanie i spowalnia istotne procesy. Na efektywność pracy wypływa bowiem spójne środowisko komputerowe, a przede wszystkim ograniczenie ilości używanych aplikacji.

Rozwiązania typu cloud to kolejny sposób na oszczędności. Skorzystanie z chmury pozwala obniżyć wydatki budowy infrastruktury informatycznej w przedsiębiorstwie. Podstawową zaletą prowadzenia biznesu w chmurze jest elastyczność działania i dostępność systemu przez 24h na dobę z dowolnego komputera oraz urządzeń mobilnych. Dodatkowo jest to dobry sposób archiwizacji danych, bowiem koszt przechowywania ich w tradycyjny sposób jest znacznie większy.

Warto również pomyśleć o minimalizacji kosztów IT oraz usług z nimi związanych. Zamiast zatrudniać specjalistę do zarządzania sprzętem można pomyśleć o podpisaniu umowy serwisowej. Natomiast kupno drogiego oprogramowania zastąpić bezpłatnymi programami. W dzisiejszych czasach dobre systemy informatyczne dostępne są bezpłatnie w internecie (Open Source), w związku z czym ich podstawową wersję możemy wykorzystywać nie ponosząc żadnych kosztów. Dotyczy to również bezpłatnych odpowiedników programów antywirusowych, graficznych, biurowych itd.

6. Obniżenie kosztów eksploatacji sprzętu biurowego

Zakup urządzeń do biura to niemały wydatek. Dlatego dokonując ich wyboru warto zapoznać się z jakością. Często okazuje się, że chcąc zaoszczędzić, przedsiębiorcy wybierają tańsze urządzenia o niskiej jakości. Przynosi to niestety odwrotny skutek, bowiem ponoszą wówczas wyższe koszty ich eksploatacji. Dodatkowo rozważając zakup większej ilości sprzętu warto negocjować ich cenę. Oszczędności można wprowadzić również poprze ujednolicenie urządzeń firmowych do jednego modelu. Pozwoli to zarówno na obniżenie kosztów eksploatacji jak i serwisowania.
Oszczędnościom sprzyja również monitorowanie kosztów związanych z wydrukami. Sposobem na ich zmniejszenie może być między innymi dzierżawa sprzętu biurowego. Drukarka nie jest wówczas kupowana przez firmę, lecz wynajmowana od dostawcy za comiesięczny abonament.

Jednak ograniczenie kosztów wydruku to przede wszystkim eliminacja nieoszczędnego gospodarowania materiałami biurowymi. Ważna jest oszczędność papieru np. zastosowanie modułu dupleks, służącego do automatyzacji wydruków dwustronnych, czy drukowanie dokumentów w trybie oszczędności tonera bądź w skali szarości, co obniża pobór tuszu. Jeszcze innym rozwiązaniem wspomagającym ekonomiczny rachunek może być wdrożenie w przedsiębiorstwie elektronicznego obiegu dokumentów.

7. Sprzedaż odpadów

W przypadku prowadzenia firmy produkcyjnej, dobrym sposobem na zaoszczędzenie pieniędzy jest znalezienie odbiorcy odpadów poprodukcyjnych (odrzutów drzewnych, skrzyń, folii, pianki lub innych tworzyw). W przypadku niektórych branż, taka transakcja jest opłacalna dla obu stron. Nie płacimy za ich utylizację, a dodatkowo zostaną ponownie wykorzystane przez inną firmę.

8. Tanie konto firmowe

Wybór kontra firmowego również może być źródłem oszczędności. Warto zatem przejrzeć oferty banków w celu porównania najtańszych opcji bądź takich, które będą najbardziej odpowiednie dla prowadzenia biznesu. W zależności od tego czy posługujemy się obrotem gotówkowym czy bezgotówkowym warto dobrać ofertę, która zapewni posiadanie darmowych przelewów internatowych bądź najtańszej opłaty za wpłaty i wypłaty gotówkowe. Dodatkowo warto zaznajomić się z aktualnymi promocjami oferowanymi przez banki, dzięki którym z niektórych usług skorzystamy bezpłatnie np. księgowość.

Najlepsze konta firmowe – lipiec 2017 [Ranking Bankier.pl]

Początek trzeciego kwartału nie przyniósł zaskakujących zmian w ofercie kont firmowych. W dalszym ciągu przeważają rachunki za warunkowe „0 zł”. Dopiero po spełnieniu określonych wymogów stawianych przez bank właściciel własnego biznesu może obniżyć koszt jego posiadania. Czytaj dalej…

9. Analiza kosztów mediów

Wybór dostawcy internetu, prądu czy też sieci telefonii komórkowej to decyzja na określony okres. Dlatego przed podpisaniem umowy warto porównać oferty poszczególnych dostawców i wybierać najatrakcyjniejszą z nich lub spróbować renegocjować warunki już posiadanej umowy. Dobrym rozwiązaniem jest łączenie usług u jednego operatora. Przeważnie w pakiecie jest taniej.

O obniżenie rachunków możemy również zadbać stosując energooszczędne rozwiązania np. żarówki LED, czujniki obecności. Warto wyłączać urządzenia biurowe albo przynajmniej zminimalizować liczbę wyposażenia, które musi pozostawać w trybie czuwania. Istotne jest również regulowanie temperatury w biurze tak, aby w pomieszczeniach pracy panowały warunki odpowiednie do rodzaju wykonywanych zadań. Dodatkowo warto sprawdzić szczelność okien i drzwi, a także pamiętać, by nie zastawiać grzejników. Dobrym rozwiązaniem są także regulatory elektroniczne z programatorem czasowym lub sterowanych bezprzewodowo, które po zamknięciu biura zredukują temperaturę.

10. Wprowadzenie e-faktura

e-faktura jako forma regulowania należności stała się bardzo popularna wśród przedsiębiorców. Jej zaletą jest łatwość w dostarczeniu – wystarczy jeden e-mail i mamy pewność, że trafiła do właściwego odbiorcy. Papierowe rachunki natomiast związane są z możliwościami opóźnień, co może narazić firmę na straty i konsekwencje w postaci karnych odsetek za zwłokę. Dodatkowo w ich przypadku nie występuje problem z przechowywaniem jak ma to miejsce przy fakturach papierowych. Zatem nie tylko oszczędzamy na wydrukach ale również kosztach związanych z archiwizacją.

Kolejną zaletą stosowania e-faktur jest zmniejszenie liczby błędów, bowiem faktura elektroniczna przechodzi przez proces weryfikacji automatycznie. Należy jednak pamiętać, że na wystawianie e-faktury trzeba uzyskać zgodę kontrahentów. Dodatkowo faktury mogą być przesyłane w formie elektronicznej pod warunkiem zapewnienia autentyczności pochodzenia, integralności treści faktur oraz muszą być opatrzone bezpiecznym podpisem elektroniczny lub system EDI – elektroniczna wymiana danych.

11. Usługi księgowe on-line

Właściciel własnego biznesu szukający oszczędności w firmie, powinien zastanowić się nad sposobem prowadzenia księgowości. W przypadku małej firmy, która w miesiącu nie przeprowadza licznych transakcji, może zamiast zatrudnienia biura rachunkowego lub księgowej, warto rozważyć samodzielne prowadzenie ksiąg lub robić to półautomatycznie, przez księgowość on-line. W tym celu warto również przyjrzeć się ofertom kont firmowych, ponieważ liczne banki w ich ramach proponują darmowe platformy czy aplikacje do fakturowania.

Konta firmowe: promocje i programy polecające – lipiec 2017 r.

Roczna premia w wysokości 1500 zł, voucher o wartości 150 zł, bonus za polecenie konta firmowego w kwocie nawet 14 400 zł, darmowy dostęp do przestrzeni coworkingowej czy pakiet usług księgowych – tak w lipcu banki wabią przedsiębiorców. Czytaj dalej…

12. Zakupy z głową

Na koszt prowadzenia firmy wpływają również wydatki związane z zakupem materiałów biurowych i eksploatacyjnych tj. papier do drukarki, długopisy, spinacze, kawa, herbata, worki na śmieci, środki czystości i higieny. Należy pamiętać, aby wszystkie tego typu rzeczy kupować na fakturę oraz starać się nabywać je w hurtowniach czy hipermarketach, gdzie możemy znaleźć niższe ceny.

Dodatkowo warto wybrać tańsze odpowiedniki. Przedsiębiorcy, którzy rozliczają się na zasadach ogólnych (skalą podatkową lub podatkiem liniowym) mogą obniżyć podatek poprzez wpisywanie do KPiR poniesionych kosztów, między innymi materiałów eksploatacyjnych. Należy jednak pamiętać, że do kosztów prowadzenia firmy, można wpisać jedynie te wydatki, które faktycznie służą prowadzonej działalności.

13. Koszty reklamy

Jeśli firma ma potrzebę podjęcia współpracy z profesjonalną firmą z obszaru reklamy, warto przemyśleć jakie działania będą odpowiednie do prowadzonej działalności. Oczywiście zoptymalizowane kampanie mogą przynieść zysk, jednak nie wszystkie podjęte działania mogą okazać się potrzebne. Przygotowanie profesjonalnej identyfikacji wizualnej może być bardzo drogie. Z całą pewnością na początku działalności, w większości przypadków, będzie to wydatek zbędny. Warto zatem wybrać najodpowiedniejszy kanał, którym dotrzemy do potencjalnych odbiorców.

Czasy, gdy ulotki oraz reklama w radio, gazecie i telewizji były jedyną możliwością dotarcia do klientów odeszły w zapomnienie. Dziś dzięki mediom społecznościowym firma może dotrzeć do konkretnych osób o wiele szybciej i taniej. Podobnie sytuacja wygląda z materiałami reklamowymi. Nie dajmy się naciągnąć na niepotrzebne gadżety. Ich oferta jest bardzo szeroka – długopisy, pióra, notesy, kalendarze, teczki, kubki, torby, plecaki, koszulki – jednak ostatecznie o współpracy zadecyduje jakość i konkurencyjność naszej oferty, a nie prezent, którym zostanie obdarowany kontrahent. Dlatego jeśli zdecydujemy się na przygotowanie materiałów reklamowych, wybierzmy odpowiednie.

14. Praca zdalna

Jeśli model przedsiębiorstwa pozwala na pracę zdalną, jest to kolejna opcja pozwalająca na oszczędności. Pracownicy, wykonując swoje zadania, nie muszą być przywiązani do biurka. Dziś wiele organizacji stawia właśnie na taki model pracy, równocześnie na tym zyskując. Dzięki nowoczesnym rozwiązaniom kontakt z pracownikiem jest stały, a jednocześnie można zaoszczędzić na kosztach biurowych. Wystarczy wyposażyć pracowników w mobile sprzęty, które zapienią stały dostęp do potrzebnych w pracy rozwiązań.

15. Outsorcing

Firmy wdrażają nowoczesne rozwiązania biurowe ze względu na zmieniający się model pracy, ale również na oszczędności. Coraz więcej przedsiębiorców pracuje na urządzeniach mobilnych lub zdalnie, co wymusza rozwiązanie kwestii wydruków. Z tego względu decydują się na outsourcing środowiska wydruku, czyli zlecenie go zewnętrznym firmom.

Outsorcing można stosować również w innych dziedzinach. Pozwala na uniknięcie koszów zatrudnienia specjalistów m.in. od IT, księgowości, reklamy, PR itp. Jeśli nie jest to wiodąca działalność przedsiębiorstwa można skorzystać z opcji wynajmu wyspecjalizowanej firmy zewnętrznej, która zapewni wysoki poziom usług. Jest to jedno z najpopularniejszych rozwiązań stosowanych przez przedsiębiorców, którzy chcą oszczędzić na prowadzeniu firmy oraz nie chcą tracić czasu na samodzielne zajmowanie się takimi sprawami. Przeczytaj także:

Katarzyna Rostkowska

Bankier.pl